Empresas que estão em busca de melhorias na produção não podem esquecer dos processos de armazenagem. Eles influenciam toda a organização e podem trazer altos prejuízos se feitos da forma errada. Por isso é importantíssimo realizar os inventários de estoque. Quer entender mais? Continue lendo para saber o que são os inventários, motivos para fazê-los, seus tipos e dicas para realizar tudo com eficiência.
O que são inventários de estoque?
O estoque é uma das áreas mais complexas de gerir em uma indústria. Ele abriga uma variedade grande de materiais, incluindo matérias-primas e produtos acabados, que geram altos custos para a empresa.
Para ajudar na sua organização existem processos chamados de inventários de estoque. Eles consistem em identificar, fazer a contagem e classificação de todos os itens guardados no estoque.
A intenção de realizar inventários de estoque é compreender com maior precisão seus itens, auxiliando na organização. Muitas empresas utilizam dados de estoque incompletos por não realizarem esses processos. Como veremos abaixo, isto leva a diversos problemas que podem ser extremamente prejudiciais para a produção.
Importância de ter um bom inventário de estoque
A primeira vantagem de realizar inventários de estoque é melhorar a organização do armazém. Assim, consegue-se melhor produtividade em todos os processos, desde a produção até o atendimento ao cliente.
O motivo é simples, buscar produtos num estoque organizado é muito mais rápido. Seu colaborador deixa de perder tempo para encontrar materiais que precisa e se dedica melhor aos processos produtivos.
Os custos também diminuem razoavelmente com a implantação de inventários de estoque. Ele possibilita quantificar os produtos armazenados e impede novas compras desnecessárias.
Para uma indústria realizar compras quando já existe um item em estoque é bastante prejudicial. Além do material que já existia ficar guardado por mais tempo, gerando custos e depreciação, o custo de produção aumenta. Prevenir o desperdício, algo que só é possível com inventários de estoque eficientes, é essencial.
Tipos de inventário de estoque
Inventários de estoque sempre são baseados na contagem de produtos que existem no armazém da empresa. No entanto, eles podem ser divididos em alguns tipos distintos que variam de acordo com a natureza da empresa, necessidades da organização e capacidades do negócio.
Inventário de estoque rotativo
Ele é realizado em ciclos diários, semanais ou mensais. Isso acontece de acordo com a demanda de cada negócio e auxilia a gerar uma base de dados mais precisa.
Quem realiza o inventário rotativo consegue compará-lo em cada ciclo com o inventário contábil. Ou seja, é capaz de fazer a comparação entre entradas e saídas em nota com as entradas e saídas físicas. Ao invés de tornar-se mais um fardo, como é comum em muitas empresas, o estoque se transforma num aliado de controle fiscal.
Empresas que sofrem com grandes volumes de produtos descartados ou avariados também podem conseguir benefícios com os inventários de estoque rotativo. O inventário serve para identificar rapidamente produtos impróprios para armazenagem ou avariados. Logo, são descartados antes de prejudicar a produção e facilitam o processo de análise de qualidade.
Inventário de estoque permanente
Nos inventários de estoque periódicos a contabilização dos itens armazenados só acontece no fim de cada período. Em geral, indústrias que adotam esse modelo de inventário realizam a contagem dos produtos próximo ou junto à data do fechamento patrimonial.
Empresas de pequeno e médio porte optam por essa opção por ser mais simples de ser aplicada. Ela exige menos tempo dos colaboradores para ser feita e também pode ser razoavelmente adequada para o planejamento estratégico do próximo período.
No entanto, conforme esses negócios passam por crescimento eles precisarão adaptar seus processos de inventário. O tipo permanente não é preciso o suficiente para realizar comparações com dados financeiros e não proporciona uma solução rápida para os problemas de estoque.
Como fazer o inventário de estoque?
Mesmo indústrias de pequeno porte precisam adotar algum tipo de processo de inventários de estoque. Por isso, é importante estabelecer uma forma organizada para realizá-lo sem prejudicar a rotina diária dos colaboradores e que ajude a transformá-lo num aliado na gestão estratégica do negócio. Confira algumas dicas para organizar o inventário e fazê-lo com eficiência.
Classificação dos produtos
Um dos maiores problemas na hora de realizar inventários de estoque é a variedade de produtos armazenados. Para conseguir facilitar o processo é importante dividir os itens em grupos maiores.
Os grupos de classificação precisam ser fáceis de identificar. Uma indústria de alimentos, por exemplo, pode dividir parte do seu estoque em aromas, farinhas, matérias-primas perecíveis e por aí continua.
Quem utiliza códigos de barras consegue aplicar a classificação ainda melhor. Quando o inventário estiver pronto, ela facilitará na hora de buscar produtos e encontrá-los dentro do armazém.
Rotatividade dos produtos
Quando falamos de aproveitamento de estoque menciona-se que é importante utilizar o máximo possível do seu espaço. No entanto, isso não significa que um estoque cheio é bom sinal.
Em muitas situações significa uma falta de alinhamento entre setores de produção, compras e marketing. Por isso, um dos objetivos do inventário é estabelecer qual é a rotatividade do estoque. Ou seja, definir em quanto tempo um estoque é esvaziado em certo período.
Depois de definir a rotatividade é possível encontrar um período de reposição correto. Essa etapa é importantíssima especialmente para empresas que trabalham com o método JIT (just in time), já que ajuda a elaborar períodos de reposição mais precisos, evitando falta ou acúmulo de matéria-prima.
Periodicidade para realizar o estoque
Realizar um inventário de estoque, só lembrar de fazer o processo novamente depois de muito tempo e sem planejamento ajuda pouco nas melhorias da empresa. Para que as informações permaneçam precisas e úteis para o negócio a contagem deve ser repetida de tempos em tempos.
Na hora de decidir o calendário é importante considerar períodos com maior demanda de produção e épocas com feriados. Nesses momentos os colaboradores ficam com pouco tempo disponível para fazer a conferência. O ideal é deixar para dias de pouca demanda ou horários mais calmos na empresa.
Com um calendário de inventários de estoque pronto sua empresa consegue adequar-se melhor ao processo. Também é importante garantir que todos os colaboradores envolvidos estejam cientes e sejam orientados para fazê-lo da melhor maneira.
