Todas as empresas apresentam diversas etapas no processo de produção. Quando essas etapas estão funcionando da forma correta, a produção não apresenta qualquer tipo de problema. Porém, quando uma das etapas não acompanha o processo produtivo, o resultado sempre é negativo. Para evitar problemas na produção, portanto, é essencial que todas as etapas estejam em consonância.
Qualquer etapa que não esteja acompanhando o processo, ou seja, apresentando gargalo de produção, precisa ter solução rápida. Assim, é possível evitar custos extras para a empresa e, consequentemente, prejuízo. Encontrando a solução mais adequada a empresa terá um processo produtivo correto e lucrativo.
É importante determinar os possíveis gargalos e evitar problemas na produção. Veja, a seguir, algumas recomendações para isso:
1. Saiba como funciona a empresa
Para evitar problemas na produção é preciso conhecer a fundo a empresa, os produtos que ela oferece e seu sistema produtivo. É importante saber tudo em detalhes, evitando desperdícios e entendendo as demandas e necessidades do empreendimento.
A partir do momento em que a administração possui total domínio sobre a empresa, seus profissionais terão condições de dimensionar melhor o processo produtivo, conhecer mais a fundo os recursos e encontrar as soluções necessárias para garantir maior lucratividade, fazendo com que tudo tenha um funcionamento perfeito.
Entre os métodos mais aplicados para conhecer melhor a empresa está a análise do seu histórico, ou seja, saber como a empresa está se comportando com relação aos seus clientes ou a determinadas sazonalidades. Analisando esses aspectos e as demandas dos clientes, é possível ter um bom conhecimento sobre a empresa, ajudando a evitar problemas de produção.
Além disso, é essencial fazer um mapeamento dos processos produtivos, possibilitando a criação de fluxogramas das diversas atividades e visualizando todos os aspectos da linha de produção. Essa tarefa vai prevenir os possíveis gargalos e permitir que os administradores possam tomar ações antecipadas para evitar problemas.
2. Identificar os problemas de produção
Um problema só pode ser solucionado se for conhecido. Portanto, é necessário identificar todos os fatores que estejam impedindo o processo produtivo. Para isso, é preciso analisar todos os processos e conversar com os profissionais envolvidos em cada fase.
A partir dessa identificação é possível encontrar as melhores soluções e procedimentos a serem tomados. É aconselhável achar um método que seja mais adequado para corrigir o evento e evitar problemas na produção.
Nesse caso, é de extrema importância voltar-se apenas para o problema encontrado e suas características. Evite apontar culpados, buscando concentrar-se exclusivamente na cadeia produtiva.
3. Investir no capital humano
Em qualquer processo produtivo, o trabalho em equipe é essencial para que as melhores soluções sejam encontradas. A partir do momento em que a equipe se mantém sintonizada, qualquer trabalho apresenta melhor fluxo, oferecendo maior produtividade.
Portanto, é preciso que a empresa tenha os meios para manter a equipe unida e fazer com que mantenha empenho em sempre melhorar seus resultados. Assim, evitam-se gargalos no processo produtivo, sendo possível prevenir problemas na produção.
4. Manter em dia o fluxograma do processo
Falamos anteriormente sobre a elaboração do mapeamento dos processos produtivos. Porém, os processos podem ser constantemente melhorados através de novas soluções tecnológicas. É necessário manter em dia todos os fluxogramas, fazendo as alterações necessárias para que eles apresentem a realidade da empresa.
Mantendo a atualidade dos fluxogramas, as soluções podem ser mais rapidamente implementadas no caso de surgir um gargalo, permitindo que os administradores possam evitar problemas na produção.
5. Aplicar ações corretivas rapidamente
Sempre que surgir qualquer tipo de problema ou gargalo, as ações corretivas devem ser aplicadas o mais rápido possível. Isto permite que o processo produtivo tenha sequência normal. As ações corretivas devem ser analisadas a fundo e a equipe precisa ser orientada adequadamente para evitar sua repetição.
Dessa forma, é possível evitar prejuízos na linha produtiva ou mesmo em gastos desnecessários, que poderão influir negativamente no resultado final da empresa.
6. Manter o controle do estoque
Um fator que não pode ser descartado é o controle de estoque, uma vez que é ele quem vai influenciar diretamente no controle de produção. Os dados obtidos através de um controle de estoque correto irão:
- definir o processo de compras;
- permitir que o processo produtivo seja acelerado;
- manter a empresa dentro de suas diretrizes.
Assim, o estoque é o principal fator que vai determinar a escala de produção. O sistema de armazenagem exige a participação de profissionais devidamente preparados, munidos de um sistema informatizado de gestão que garanta a maior exatidão possível e dados que permitam tomar as melhores decisões.
No entanto, é preciso entender que o controle de estoque não serve apenas para que a empresa dê continuidade ao sistema produtivo. Ele também serve para que se possa ter disponibilidade de produtos. Ao mesmo tempo, estoque em demasia significa investimento parado, o que aumenta o custo operacional, além de gerar riscos de perdas por prazo de validade ou problemas nos insumos.
O controle de estoque deve ter regras rígidas e bem definidas, conhecendo os estoques mínimos e máximos de cada item. Isso é possível aplicando-se a curva ABC, determinando a quantidade média de insumos para evitar problemas na produção.
7. Reavaliar as ações corretivas
Sempre que uma ação corretiva for implementada, os seus resultados devem ser avaliados criteriosamente, podendo complementar com outras ações que reduzam ou eliminem qualquer tipo de problema. Esse acompanhamento deve ser feito de forma constante, prevendo futuros gargalos para evitar problemas na produção.
A empresa precisa, portanto, definir um gerenciamento de projetos que possa analisar todas as ações corretivas. Além disso, deve-se verificar possíveis melhorias, buscando a todo momento evitar gargalos de produção. Com essa medida é possível manter o nível produtivo e acompanhar as demandas, não havendo falhas em razão de fatores externos.
Para que o processo produtivo tenha uma sequência dentro dos padrões e atendendo as demandas, os administradores devem fazer regularmente reuniões para verificar os indicadores de desempenho de cada área e tomar as medidas cabíveis sempre que surgir um gargalo de produção.
Uma das ferramentas importantes para isso é o método PDCA, que permite analisar todos os resultados, encontrar as falhas e evitar problemas na produção.
