7 erros comuns no controle de estoque

Gestão de estoques é um processo importantíssimo para qualquer negócio. Um simples erro, como os que mostraremos mais à frente, é o suficiente para causar grandes prejuízos. Gastos excessivos com compras ou até atraso na produção, tudo pode estar relacionado a alguns erros comuns no controle de estoque.

Por acaso seu negócio sofre com compras fora de hora, excesso de estoque ou identificação errada nos produtos? Todos esses são sintomas de um problema muito maior, que é a falta de controle dos estoques.

Para evitar grandes perdas, confira quais são os principais deles e formas de evitá-los no conteúdo abaixo. Você perceberá que um bom controle previne problemas de armazenamento graves para sua empresa.

1. Não fazer inventário periódico

O inventário de estoque é um documento no qual encontram-se todos os itens do estoque, assim como sua data de entrada e saída. O grande problema é que muitas empresas deixam de realizá-lo, seja por falta de tempo ou organização estratégica.

Sem o inventário é impossível perceber qual é o verdadeiro estado do estoque. O gestor que deseja conferir os produtos com maior rotatividade simplesmente não encontra as informações que precisa. Da mesma maneira, o setor de compras torna-se incapaz de entender com qual periodicidade deve pedir matéria-prima.

O resultado é uma logística desorganizada que sempre trabalha baseando-se na urgência. Quando todas as compras são urgentes ou em cima da hora e os produtos têm menor rotatividade do que o gestor gostaria, as chances de não existir um inventário são altas.

2. Não usar softwares de gestão

Muitas empresas no Brasil são familiares ou de pequeno e médio porte. Portanto, são negócios que ainda possuem uma movimentação de estoque que é possível controlar no bom e velho papel e caneta ou no Excel. No entanto, controle manual de estoques é um dos erros comuns mais cometidos e que mais geram danos.

A realidade é que humanos são passíveis de falhas. Mesmo o funcionário mais competente pode cometer erros na contagem ou registro dos produtos. Automatizar o controle de estoques também facilita a realização do inventário. Como resultado, colaboradores de logística economizam tempo e o estoque torna-se uma fonte de informação estratégica para o gestor.

Mais um dos erros comuns no controle de estoque é ter um software que não está atualizado. Deixar de usar os programas mais recentes para a gestão causa problemas técnicos, já que alguns deles não possuem mais assistência, e ainda prejudica o controle.

3. Comprar itens além do necessário

É um resultado direto da falta de inventário e controle manual de estoques. Comprar produtos em excesso, mesmo que eles tenham alta rotatividade, desequilibra o fluxo de caixa com um aumento de gastos. Ao invés de gerar economia como muitos pensam, comprar uma grande quantidade de materiais gera gastos.

Um produto estocado por muito tempo aumenta os custos de armazenagem e ainda sofre depreciação. Mesmo que sua linha produtiva acabe utilizando o produto eventualmente, os custos gerados já fizeram com que a aparente vantagem de comprar em quantidades grandes desaparecesse. Além disso, comprar em grandes quantidades tira espaço de armazenagem que poderia ser usado para outros produtos.

Por isso, muitas empresas já trabalham com métodos de armazenagem que utilizam uma quantidade mínima de estoque. O mais comum é o JIT (just in time), no qual utiliza-se uma margem de segurança mínima para fazer os pedidos de matéria-prima.

4. Ter setores de vendas e logística pouco integrados

Alguns erros comuns no controle de estoque afetam toda a empresa, como a falta de integração entre os setores. As vendas devem sempre acontecer considerando o que está sendo comprado e produzido. Realizar um controle de vendas de forma tardia, ou seja, somente após o fato, gera problemas graves.

Muitas empresas cometem atrasos na entrega quando o setor comercial vende uma quantidade de produtos acima do que a produção está pronta para entregar. Saber o que existe em estoque também ajuda na hora de elaborar campanhas e promoções. Dar descontos em produtos que não estão em estoque é um erro simples, mas comum que diminui a credibilidade da empresa.

5. Misturar estoque de produto finalizado com estoque para uso

Alguns negócios possuem estoque de produtos para venda e uso bastante semelhantes. Um mercado, por exemplo, pode possuir ovos e farinha para uso interno e para vender aos clientes. Eles nunca devem estar misturados, ou alguma hora os itens que deveriam ser usados na padaria estarão em falta ou os clientes ficarão sem produtos.

O estoque usado para matéria-prima precisa ter uma classificação diferente daquele destinado para venda. Se possível, seu lugar no armazém também deve ser separado para evitar confusão dos colaboradores que organizam o espaço.

6. Acumular produtos não vendidos

Produtos não vendidos, seja por preços acima do que o cliente gostaria de pagar, devolução de produtos ou outros motivos, nunca devem permanecer por muito tempo em estoque. De nada adianta insistir na armazenagem de um item enquanto ele não alcança o nível de preço desejado, a tendência é que a depreciação o torne ainda menos vantajoso para a empresa.

A melhor solução para momentos nos quais existe acúmulo de estoques é realizar campanhas para livrar-se deles. Muitas empresas trabalham com sistema de descontos especiais para esses momentos. Lembre-se sempre que armazenar um produto por muito tempo já gera custos para a empresa e deve ser evitado sempre que possível.

7. Falta de identificação nos itens

Durante a organização de estoque é importante estabelecer e utilizar um padrão de identificação para seus produtos. Caso contrário é possível armazenar o mesmo item com códigos ou nomes diferentes no sistema. Como resultado, o setor de compras terá dificuldade de identificar o que realmente está faltando e pode comprar em excesso.

Como resolver erros comuns no controle de estoque

Perceba que muitos dos erros comuns no controle de estoque são consequência uns dos outros. A falta de inventário gera dificuldade nas compras, podendo levar a excesso de produtos em armazenagem, o que gera custos e baixo giro.

Empresas que desejam solucionar boa parte dessas dificuldades podem começar por meio da realização periódica de inventários e uso de sistemas de gestão. Além de facilitar o controle de estoque, essas estratégias dão ao gestor um guia sobre o que precisa ser resolvido a seguir.

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