Algumas boas práticas de gestão de estoque podem ser desenvolvidas com o objetivo de reduzir custos e evitar desperdícios nas empresas. É importante implantar essas práticas para oferecer maior disponibilidade de itens, atendendo a todas as solicitações, e, ao mesmo tempo, trazendo lucratividade para a empresa.
Principalmente nas empresas de menor porte, o administrador, de uma forma geral, acumula diversas atividades, fazendo com que algumas áreas não tenham a atenção necessária e um dos setores que mais podem ser prejudicados é justamente o de armazenamento.
O armazenamento é responsável por manter uma parte do capital de giro da empresa, devendo ser considerado um ativo importante e, dessa forma, manter as boas práticas de gestão de estoque é um dos principais desafios para que a empresa possa se manter com sustentabilidade em seu segmento.
Para que possamos entender melhor essa necessidade, devemos nos voltar para o conceito do controle de estoque, ou seja, para o processo de gestão aplicado para manter de forma correta as entradas e saídas de mercadorias da empresa.
O controle de estoque deve ser feito seguindo algumas regras administrativas e mantendo as anotações sobre os itens armazenados, como, por exemplo:
- A data de aquisição das mercadorias;
- Seu prazo de validade;
- O valor de cada item;
- A quantidade de mercadorias ou matérias primas existentes no armazém;
- O fornecedor com seus dados;
- O inventário de estoque.
Boas práticas de gestão de estoque: como aplicar
Manter um controle do estoque é essencial para que se possa ter uma gestão completa dos ativos da empresa. Não é admissível que, diante de qualquer pedido, a empresa seja obrigada a informar que o item está faltando no estoque, deixando de fazer uma venda e não satisfazendo seu cliente.
Através das boas práticas de gestão de estoque é possível manter o controle total sobre os itens armazenados e garantir que todos os pedidos sejam atendidos. Conhecendo a demanda, a administração terá condições de manter a quantidade adequada para sempre atender às solicitações da clientela.
De uma forma geral, as atividades que utilizam itens perecíveis devem dar especial atenção ao controle de estoque, mantendo a quantidade necessária para fornecimento, como ocorre, por exemplo, em empresas que trabalham com alimentos.
Para implantar e manter as boas práticas de gestão de estoque é necessário, portanto, aplicar algumas medidas que devem ser seguidas à risca pela equipe responsável por esse setor vital para qualquer empresa:
1. Manter a organização do estoque
O administrador deve implantar padrões para manter seu estoque sempre organizado, tendo mais possibilidades de corrigir possíveis falhas que possam ocorrer na movimentação de mercadorias.
É necessário, nesse caso, trabalhar com a maior simplicidade possível, evitando padrões que possam complicar o trabalho de sua equipe de pessoal. Uma das boas práticas de gestão de estoque é implantar subdivisões nos setores para separar os produtos por suas especificações.
Também é possível trabalhar com código de barras, facilitando a busca pelos itens através da implantação de endereços devidamente registrados no sistema de gestão.
É importante manter o controle de saídas de mercadorias para garantir o estoque mínimo necessário para um determinado período, principalmente quando a empresa trabalha com produtos perecíveis, que possuem prazo de validade.
2. Definir os processos de movimentação
Depois de implantar a organização do estoque através de um sistema apropriado, é necessário definir regras claras para a movimentação das mercadorias, agilizando a entrega de pedidos.
Trabalhar de forma simplificada e assertiva vai possibilitar que o pessoal responsável pelo armazenamento tenha comunicação mais clara com a área de vendas, otimizando as atividades e evitando atrasos ou desperdícios.
3. Análise da necessidade de estoque
Uma das boas práticas de gestão de estoque é a utilização do estoque médio, ou seja, a quantidade necessária de itens para o atendimento correto de todas as solicitações. A fim de reduzir custos e, ao mesmo tempo, atender a todos os pedidos, é preciso trabalhar com a quantidade mínima necessária, ou seja, o ponto de pedido, que pode ser calculado através da análise da movimentação, seguindo a ordem:
- Fluxo de saída das mercadorias, onde mercadorias com maior demanda devem ter um ponto de pedido maior;
- Tempo de entrega do fornecedor, uma vez que alguns produtos exigem mais tempo para serem entregues;
- Preço por quantidade, aproveitando possíveis descontos ou condições mais vantajosas de pagamento quando o pedido é feito em maior volume;
- Custos de manutenção, relacionado a itens que exigem maiores cuidados durante o armazenamento.
4. Manutenção constante do inventário
A melhor das boas práticas de gestão de estoque, certamente, é o completo controle do inventário. É imprescindível ter conhecimento de todos os itens existentes no estoque, sabendo a quantidade e os valores mantidos e fazendo a conferência periodicamente.
O inventário deve informar a quantidade de mercadorias armazenadas, seus valores (de acordo com o sistema de estoque adotado) e o fluxo de produtos. O inventário deve ser atualizado frequentemente, com a contagem física dos itens, ajudando a prevenir falhas ou perdas e garantindo maior fluidez para as mercadorias.
No caso de armazenamento de matérias primas utilizadas para a produção, é necessário dividir os itens utilizados para a confecção de cada produto, evitando, dessa forma, que haja falta de algum item essencial, que possa gerar prejuízos na atividade final da empresa.
5. Utilizar um sistema de gestão de estoque
Todo o controle e a implementação de boas práticas de gestão de estoque se tornam mais simples com a implantação de um sistema de gestão informatizado, inserindo os dados de mercadorias que chegam e dando automaticamente a baixa quando ocorrem os pedidos e saídas de itens.
O software de gestão de estoque é a solução mais eficiente para manter o controle de todos os itens, facilitando a manutenção do inventário e oferecendo mais agilidade aos operadores e pessoal responsável pelo armazenamento.
As boas práticas de gestão de estoque são de fácil aplicação e devem ser consideradas como prioridade, uma vez que o estoque é uma das áreas essenciais para o funcionamento de qualquer empresa, tanto nas áreas de produção, de vendas ou de prestação de serviços.