Os custos da armazenagem e como conseguir reduzi-los

A maior parte dos custos de armazenagem, como aluguel, pessoal, depreciação de equipamentos e instalações, são considerados fixos e indiretos. Com essas características, é mais difícilgerenciar a operação e a alocação de custos.

Como se tratam de custos fixos, a armazenagem faz com que os valores sejam proporcionais à capacidade instalada, ou seja, não importa se o almoxarifado está cheio ou vazio ou se está movimentando uma carga menor de produtos do que planejado.

Sob qualquer condição, a maior parte dos custos de armazenagem continuam acontecendo, já que estão associados ao espaço físico, aos equipamentos utilizados na movimentação, ao pessoal alocado e aos investimentos feitos no armazém.

Deve-se ainda considerar que a demanda pela atividade de armazenagem não é constante em grande parte das empresas, como acontece, por exemplo, em determinados segmentos no final de cada mês.

Com tudo isso, a empresa é levada a dimensionar a armazenagem para o atendimento dos dias de maior demanda, ou, ao contrário, fazer com que as atividades sejam maiores do que a capacidade, o que vai prejudicar a qualidade dos serviços, podendo apresentar avarias, atrasos e falhas.

Diante desse quadro, é preciso adotar medidas para amenizar as condições e os custos de armazenagem, permitindo diluir as atividades da empresa e encontrar soluções para os picos de demanda, criando uma política interna para atender os clientes dentro do que foi contratado, ao mesmo tempo em que o armazém tenha um funcionamento contínuo, distribuindo assim os seus custos.

Vale ainda lembrar que os custos de armazenagem são indiretos, o que dificulta sua alocação a produtos e clientes, devendo ser feito um rateio que sempre está sujeito a distorções. Para minimizar esse problema, os itens de custos devem ser contabilizados de acordo com a função em vez de por contas naturais, utilizando a movimentação, a administração e o acondicionamento, por exemplo.

Como fazer o custeio da armazenagem

Para fazer o custeio da armazenagem, independentemente do sistema de avaliação implantado pela empresa, as etapas básicas que devem ser seguidas são as seguintes:

• Identificação dos itens de custo;
• Cálculo dos itens de custo;
• Agrupamento dos itens de custo relativos a cada atividade ou função;
• Alocação dos custos a cada cliente ou produto.

A identificação dos itens de custo deve-se selecionar os itens a serem considerados, como, por exemplo, pessoal alocado, depreciação, custo de oportunidade, aluguel do local, etc.

As contas não devem ser agrupadas apenas de acordo com sua natureza, como, por exemplo, pessoal, depreciação e aluguel, já que, neste caso, se condiciona a alocação de todas as contas para um único critério. Com isso, em vez de utilizar uma conta única de depreciação, é preciso considerar em separado a depreciação de cada ativo, detalhando-se os valores.

Na segunda etapa, o cálculo dos itens de custos, existem itens como salários, benefícios, aluguel e manutenção, entre outros, que podem ser levantados mais facilmente, inclusive através da contabilidade. No entanto, os itens como depreciação e custo de oportunidade precisam de um cálculo mais apurado.

No cálculo da depreciação, é preciso levar em conta que o tempo utilizado para a depreciação não deve ser o tempo legal contábil, mas sim o de efetiva operação do ativo, ou mais explicitamente, quanto tempo a empresa está usando o equipamento antes que ele exija substituição.

Para calcular o valor mensal da depreciação, é preciso dividir a diferença entre o valor de aquisição e o residual pelo tempo, em meses, que a companhia irá usar o ativo antes de fazer sua troca.

Sob a visão da contabilidade, não existe uma despesa associada ao custo de oportunidade, mas sim uma perda de receita provocada pela imobilização de um capital. Uma empresa que trabalhe com armazenagem própria, não possui conta de aluguel.

Contudo, é preciso ter um item de custo associado ao custo de oportunidade do imóvel, representando o quanto a empresa poderia ganhar se ele fosse vendido ou se o capital fosse investido em outros projetos do caso de alugar o local.

Para calcular o valor do custo de oportunidade é preciso multiplicar o valor do ativo pela taxa de oportunidade da empresa, que pode variar entre 10 a 20% ao ano.

No caso de calcular o custo de oportunidade de um equipamento, é preciso considera tanto o custo de depreciação quanto o custo de oportunidade.

Vale chamar a atenção que, para um ativo como a empilhadeira, deve-se considerar tanto o custo de depreciação como o de oportunidade.

Quando a empresa que possui armazenagem agrupa os custos relacionados a cada função ou atividade, consegue facilitar a alocação dos custos nas etapas seguintes.

Assim, a função de movimentação poderá reunir itens de custos de diferentes contas da contabilidade, como pessoal, manutenção e depreciação, mas que estão direcionadas ao mesmo objetivo, que é a armazenagem e a movimentação de materiais, permitindo implantar estratégias para reduzir esses custos.