Etapas do processo de armazenagem: do recebimento a expedição

Etapas do processo de armazenagem: do recebimento a expedição

As etapas do processo de armazenagem precisam funcionar adequadamente para que a logística alcance os resultados desejados.

Para se ter ideia da importância dessa área nos negócios, dados do Procon-SP, obtidos no período da Black Friday de 2022, mostraram que a maior queixa dos consumidores em suas compras estavam relacionadas a atrasos e não entrega de seus pedidos, chegando a 31,8% das reclamações.

Cada vez mais a logística ganha importância junto aos clientes, sendo um componente fundamental no processo de decisão de compra.

O atraso na entrega é normalmente o resultado de equívocos que ocorrem nas diversas etapas do processo de armazenagem.

Neste post, apresentaremos detalhes a esse respeito e dicas preciosas que precisam fazer parte do dia a dia da área de logística de qualquer empreendimento. Continue lendo e saiba mais a respeito!

A importância da logística para as empresas

Diferente do que muitos pensam, a área de logística vai muito além de receber e repassar produtos para as gôndolas da loja, atender a solicitação da área produtiva de uma indústria ou despachar um pedido para o cliente.

São diversas ações que precisam ser realizadas para que todo o processo funcione adequadamente e os clientes (internos e externos) tenham suas necessidades atendidas e fiquem satisfeitos com os serviços prestados.

Para compreendermos melhor a esse respeito, dividimos o procedimento de armazenagem e logístico em 7 etapas:

  • recebimento de mercadorias,
  • conferência e endereçamento,
  • estocagem e armazenamento,
  • identificação dos itens,
  • separação dos materiais,
  • embalagem dos itens,
  • expedição dos pedidos.

As etapas do processo de armazenagem

Cada uma das etapas do processo de armazenagem precisa funcionar com qualidade, ou seja, precisam estar integradas e devem atender às expectativas do mercado, colaborando efetivamente com o sucesso da operação. Vamos aos detalhes:

Recebimento de mercadorias

A primeira das etapas do processo de armazenagem é o recebimento de mercadorias. 

Desse modo, as docas devem estar sempre preparadas para a chegada de veículos, preferencialmente com horários agendados e com a equipe de recepção pronta para as tarefas que envolvem esse processo.

Como otimizar o recebimento de mercadorias?

Além de conhecer antecipadamente qual veículo e quais as mercadorias que serão entregues, é fundamental que o responsável pelo recebimento tenha em mãos:

  • cópia da Ordem de Compra,
  • cópia da Nota Fiscal eletrônica,
  • procedimentos adotados pela empresa para o recebimento de materiais.

É importante contar com um espaço adequado para o descarregamento dos produtos, bem como com equipamentos que tenham acesso ao sistema de gestão, visando colaborar e facilitar a entrada dos materiais e das informações. 

Conferência e endereçamento

No processo de descarga das mercadorias, é necessária uma avaliação confrontando os itens, valores, quantidades, pesos e demais informações da nota fiscal e o pedido de compra.

Essa ação tem por objetivo conferir se o que está sendo descarregado corresponde com o que foi pedido. Em casos de não conformidades, o departamento de Compras deverá ser acionado para avaliar a situação e autorizar, ou não, o recebimento.

A partir da efetivação, os materiais devem ser devidamente etiquetados para o processo de armazenamento.

Como otimizar a conferência e endereçamento?

O primeiro passo no processo de conferência dos produtos que estão sendo entregues precisa ser realizado antes mesmo da descarga dos materiais.

Isso significa confirmar as informações que constam na nota fiscal entregue pelo motorista com os documentos internos (ordem de compra e nota fiscal eletrônica).

Para isso, é necessário avaliar se:

  • a nota fiscal entregue se refere aquela enviada antecipadamente pelos meios digitais,
  • conferir se os dados estão de acordo com a ordem de compra.

Em caso positivo, deve-se então fazer a contagem dos materiais entregues e verificar se os produtos conferem com aqueles descritos na Nota Fiscal.

Somente após a aprovação do conferencista é que o veículo pode ser liberado, quando então é providenciado o endereçamento dos produtos com relação ao local onde será armazenado.

Após essa tarefa, alimenta-se o sistema com as entradas dos materiais no “Controle de Estoque” e com o endereço de estocagem, informação necessária para facilitar a localização física dos produtos no depósito.

Além disso, é necessário que o produto receba a sua identificação caso ainda não possua, quando um código de barras ou QR code deverá ser impresso e fixado na embalagem do material.

Estocagem e armazenamento

Na terceira das etapas do processo de armazenagem, deve-se verificar o código de endereçamento e se o local está em condições para receber as mercadorias.

Nessa etapa, evita-se que produtos sejam deteriorados ou danificados em função de estruturas mal dimensionadas para o armazenamento.

Após confirmado o endereço e as condições para o processo, a empilhadeira ou outro equipamento apropriado deve acondicionar o material no local estabelecido.

Como otimizar a estocagem?

Um bom processo de estocagem precisa contar com estruturas adequadas que colaboram com o dia a dia das operações logísticas.

Os materiais precisam ser guardados em locais apropriados e atendendo as estratégias e necessidades da empresa, portanto, é fundamental verificar qual a melhor solução para cada tipo de produto, como, por exemplo:

Identificação dos itens

Todos os materiais estocados devem possuir um código e a partir do endereço de armazenamento no depósito fica facilitado o processo de identificação, localização e movimentação dos itens.

Para isso, é muito importante a adoção de um sistema de controle de estoque que possibilite de forma automática as buscas por parte dos colaboradores que atuam na área logística.

Como otimizar a identificação dos itens?

A identificação dos itens é feita a partir do seu cadastro, quando recebe um código interno que estará associado ao seu código de barras ou QR code, além do endereço na qual está estocado no depósito.

Um bom sistema de gestão (ERP) é a ferramenta utilizada para que todas as entradas e saídas de mercadorias sejam registradas, possibilitando que em tempo real se possa verificar a quantidade de produtos armazenados.

Além disso, as identificações impressas nas embalagens facilitam a separação dos pedidos e o processo de vendas, possibilitando qualidade nos controles e tomadas de decisões dos gestores.

Separação dos materiais

A partir do recebimento dos pedidos de movimentação e da localização dos materiais no armazém, é realizada a separação desses.

A utilização de equipamentos digitais de leitura facilita a tarefa e diminui consideravelmente as possibilidades de erros e enganos.

Essa área de separação deve ser instalada em um local à parte da estrutura de armazenamento.

Como otimizar a separação dos materiais?

A separação dos materiais é realizada para atender a pedidos de clientes, solicitações das lojas na reposição de gôndolas ou alimentação de linhas de produção na indústria.

Independente da situação, é fundamental que os materiais sejam separados corretamente e que as baixas de estoque sejam realizadas.

Para isso, utilizam-se equipamentos digitais como leitores de códigos de barras, por exemplo, facilitando e agilizando os processos e garantindo exatidão nas informações registradas no banco de dados da empresa.

Além disso, é importante contar com carrinhos de transporte de cargas ou empilhadeiras, ferramentas que facilitam a operação e agilizam processos.

Como já mencionado, os produtos separados devem ser levados para um local à parte, para que sejam preparados e posteriormente transportados para os seus destinos.

Embalagem dos materiais

Após separados, os materiais podem ser levados à área de produção, no caso de indústrias, ou encaminhados para receber a embalagem, no caso de comercialização. 

O tipo de embalagem deve concordar com o produto a ser despachado, zelando pela integridade da mercadoria e utilizando itens de proteção, como, por exemplo:

  • espumas, 
  • dissecantes, 
  • filmes stretch, etc.

Como otimizar a embalagem dos materiais?

Nos casos envolvendo embalagens dos produtos, é essencial que um ambiente apropriado seja montado, onde as mercadorias possam receber todos os cuidados para que não se deformem ou sejam danificadas durante o processo de transporte.

Para agilizar e garantir bons resultados nesse setor, algumas ações podem ser tomadas, tais como:

  • utilização de caixas automontáveis,
  • padronização das caixas,
  • uso de máquinas de plastificação ou enfardadeiras,
  • implantação de sistemas para fabricação de enchimentos,
  • treinamento da equipe de trabalho.

Expedição dos pedidos

Por último, a área de logística é a responsável pelo encaminhamento da solicitação ou pedido ao seu destino.

Todo o cuidado precisa ser tomado nessa ação, evitando que produtos não sejam trocados ou cargas sejam remetidas indevidamente.

Como otimizar a expedição de pedidos

Todos os cuidados tomados no recebimento de mercadorias precisam ser repetidos durante o processo de expedição de pedidos.

Para isso, a equipe responsável precisa ter em mãos a nota fiscal de venda ou entrega, documento base da operação que deverá ser confrontada com os materiais que serão transportados.

Essa conferência é fundamental para evitar a devolução de produtos e problemas de toda ordem que geram prejuízos e transtornos à operação.

Como melhorar o processo de armazenagem de forma geral?

Como se observa, são diversas as tarefas, exigindo esforço e muita atenção dos envolvidos. Além disso, é fundamental a busca incessante pela perfeição ou pelo menos por um alto índice de acertos, onde a melhoria dos processos é constante.

Uma forma de obter excelentes resultado está em trabalhar e contar com:

Automação

Como já mencionado neste post, contar com a tecnologia e automação dos processos é fundamental, pois ocorrem diariamente entradas, movimentações e saídas de materiais.

As possibilidades de perder o controle são grandes, especialmente se a empresa não conta com métodos organizados e com a ajuda de sistemas e equipamentos que facilitem as operações.

Relatórios

Os relatórios e gráficos que podem ser acessados em tempo real a partir do seu smartphone ou notebook, são ferramentas indispensáveis para a avaliação dos processos e verificação das tarefas realizadas.

Além disso, a informação de qualidade é essencial para a tomada de decisão, uma situação corriqueira na área de logística, onde a agilidade e organização precisam andar juntas para o alcance dos objetivos.

Parceria estratégica

Por fim, é muito importante poder contar com parceiros estratégicos que possam colaborar como facilitadores nas diversas etapas do processo de armazenagem.

Um desses casos está em contar com fornecedores de estruturas de armazenamento que contribuam com o layout do ambiente e possibilitem mudanças enquanto a realidade assim exigir.

Na Fabrimetal, você encontra equipamentos logísticos que atendem as necessidades conforme as particularidades da sua organização. Somos uma indústria que desenvolve sob medida as melhores soluções de estruturas de armazenagem do país.

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