Quem administra um armazém enfrenta diariamente vários desafios. Entre eles, está a importante missão de receber e transportar mercadorias sem danificá-las, bem como garantir a produtividade da equipe e gerenciar a mão de obra.
Dessa forma, cada vez mais as empresas buscam alternativas para facilitar o gerenciamento de suas atividades, visando aumentar o controle e obter informações precisas que agilizem a tomada de decisões. Consequentemente, o nível do serviço prestado aumenta. Por isso, listamos cinco dos desafios mais comuns na administração de um armazém.
Além de explicar como eles podem prejudicar o andamento do seu negócio, daremos dicas de como contorná-los para garantir uma cadeia de suprimento eficiente e confiável. Confira!
1. Gerenciar a mão de obra
Na hora de procurar formas de aumentar a organização e produção, muitas empresas buscam soluções complexas e equipamentos novos. Mas o verdadeiro sucesso está no público interno, ou seja, nos colaboradores.
Afinal, são eles que movem a empresa todos os dias e devem ser levados em consideração pela administração de um armazém.
Por isso, é importante ter controle do processo de seleção e treinamento dos funcionários para evitar acidentes ocasionados por despreparo e/ou falta de conhecimento.
Outra fator que ajuda a gerenciar a mão de obra é investir em Comunicação Interna (CI).
Para uma boa gestão, é preciso manter os colaboradores informados sobre novos processos e decisões que podem afetar no dia a dia do trabalho.
A CI também evita o famoso “rádio corredor” ou “rádio peão”, informações não oficiais compartilhadas entre os funcionários.
Elas podem ser maléficas para o negócio caso divulguem notícias falsas, provocando desafetos ou instabilidades dentro da organização.
2. Aumentar a produtividade
Outro desafio enfrentado na administração de um armazém é como aumentar a produtividade das suas equipes. Afinal, não é só sobre potencializar os ganhos da empresa.
Ao estabelecer metas para criar uma companhia produtiva, você verá mais engajamento dos colaboradores, surgimento de novas lideranças e padronização dos processos do fluxo de trabalho.
Com esses benefícios em mente, surge a dúvida: de quais maneiras o armazém pode tirar o máximo proveito de suas equipes?
O primeiro passo é bastante simples: estabelecendo metas. Antes de tudo, seus colaboradores precisam entender o que é esperado deles e o prazo estimado.
Por isso, estabeleça objetivos para o trimestre e divida o trabalho em pequenos pedaços. Assim, eles serão mais fáceis de serem entendidos.
Também é preciso manter essas metas explícitas e sempre à vista. Todos devem saber qual é o propósito daquela tarefa, bem como a visão estratégica por trás daquele projeto.
Quando são envolvidos no projeto e entendem o motivo pelo qual estão exercendo aquele trabalho, os colaboradores ficam mais motivados. Como consequência, produzem mais em menos tempo.
3. Encontrar bons fornecedores
Para montar um bom armazém e garantir que ele funcione de modo eficaz, é preciso contar com bons fornecedores.
Eles devem ser vistos como parceiros, com um relacionamento bem alinhado com os objetivos de todos os lados. Deve-se prezar por uma relação de confiança, excelência e responsabilidade.
Na hora de procurar, leve em consideração o custo-benefício e a reputação daquela empresa, bem como a existência de equipe bem treinada e flexível, conhecimento do mercado e tecnologia aplicada.
Também é importante se certificar que eles atenderão suas solicitações nos prazos estabelecidos. Afinal, se o seu fornecedor te deixar na mão, os seus clientes irão ser prejudicados por tabela.
A administração de um armazém de sucesso depende de parceiros de confiança.
4. Definir indicadores de desempenho
Quais são os seus objetivos a curto, médio e longo prazo? Como seus funcionários serão avaliados?
Essas perguntas são essenciais para garantir a boa administração de um armazém pois ajudam a definir os indicadores de desempenho.
Também conhecidos como KPIs (do inglês, Key Performance Indicator), esses critérios são focados em analisar como a tarefa é realizada, medindo seu desempenho e se os objetivos determinados estão sendo atingidos.
Cada armazém tem os seus indicadores, por isso é importante que os administradores definam os seus.
Não é um processo fácil, mas ele trará retornos muito positivos para a sua companhia. Por isso, separamos fatores que devem ser levados em conta nesta tomada de decisão:
- estágio de crescimento da empresa;
- objetivo do negócio;
- andamento do mercado;
- segurança;
- danos e perdas dos materiais;
- utilização do espaço.
5. Excesso de processos
A burocracia empresarial veio da necessidade de regras e procedimentos claros que visam melhorar a eficácia e a qualidade da gestão.
No entanto, o excesso desses procedimentos podem ter efeito contrário, prejudicando o engajamento e a produtividade da equipe.
O problema acontece quando o custo e o esforço da burocracia impedem a agilidade, eficácia e velocidade da equipe.
Por isso, os responsáveis devem se reunir periodicamente para rever os processos e analisar se eles ainda fazem sentido ou se acabam gerando mais problemas do que soluções.
Além disso, digitalizar procedimentos ajuda a reduzir tempo, dinheiro e espaço utilizado.
Verifique quais são os documentos e autorizações que precisam de uma cópia física e migre para uma plataforma digital aqueles que não precisam.
Desta forma, você gasta menos com impressão, pode utilizar o espaço para guardar mais produtos e ainda acelera alguns processos.
Agora você já tem todas as informações disponíveis para fazer uma excelente administração de um armazém.
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