O setor responsável pelo processo de expedição de mercadorias precisa atender a diversos requisitos para que a entrega dos materiais possa ser finalizada com êxito, satisfazendo o cliente e colaborando para o sucesso da empresa.
Essa etapa é a última ação interna da empresa em um processo de atendimento a pedidos, restando a partir daí apenas a tarefa que envolve o transporte e a efetiva entrega dos produtos ao cliente.
É importante lembrar que as falhas que possam ocorrer nesse setor comprometem a marca, bem como os acertos garantem a boa imagem da empresa.
Durante as tarefas que envolvem os processos de embarque, torna-se possível localizar eventuais erros, especialmente se os cuidados forem tomados e as melhores práticas forem adotadas.
Isso significa que as mercadorias a serem despachadas precisam estar conforme os dados constantes nos documentos fiscais.
A otimização desses processos são passíveis de serem realizadas, desde que algumas ações sejam implementadas, visando organizar cada etapa.
Para isso, será necessário contar com:
- processos automatizados que agilizam a operação,
- estruturas de armazenagem adequadas,
- equipe de profissionais treinada,
- ordem, limpeza e organização do setor.
Neste post, apresentaremos detalhes para que o processo de expedição de mercadorias possa ser otimizado. Continue lendo e saiba mais a esse respeito!
Como o processo de expedição impacta o armazém?
O processo de expedição está diretamente associado a todas as tarefas que ocorrem no armazém.
Isso significa que, tanto o armazenamento como a separação das mercadorias, precisam estar adequadas às melhores práticas do setor, para que o envio dos pedidos funcione com qualidade.
Da mesma forma, os problemas no setor de expedição podem comprometer toda a logística da operação, portanto, é imprescindível que exista uma integração de todas as tarefas e profissionais envolvidos na operação.
Entenda as etapas desse processo
O processo de expedição de mercadorias possui diversas etapas.
Tudo começa com o planejamento das entregas, quando é necessário conhecer todos os pedidos que precisam ser preparados e embarcados no dia. Além disso, será preciso:
- ordenar a lista de pedidos,
- atribuir os pedidos as transportadoras e agendar com as mesmas as coletas,
- programar a ocupação das docas,
- providenciar o espaço necessário para o desenvolvimento das atividades.
Na sequência, será preciso combinar e agrupar as mercadorias vindas da área de picking para o embarque.
De posse das mercadorias, é fundamental a averiguação dessas com a documentação disponível, quando se pode confirmar se todas estão de acordo com os pedidos.
Por fim, providencia-se o carregamento do caminhão, onde todos os cuidados precisam ser tomados, pois muitas vezes envolvem equipamentos de movimentação.
Para finalizar, entrega-se a documentação para a transportadora e colhe-se a assinatura do motorista, comprovando que todo o processo foi realizado de acordo com o planejado.
Maneiras de otimizar o processo de expedição
Diante de todas essas tarefas, é possível otimizar o processo de expedição, ou seja, tomar providências para que as diversas ações ocorram sempre com qualidade, exatidão e rapidez. Para isso, é recomendável que a empresa:
Setorize os itens em estoque
Apesar de ser uma ação que envolve a equipe de armazenagem, a setorização do estoque colabora de forma efetiva com a qualidade desse serviço.
Ao agrupar os produtos estrategicamente, observando as suas características e avaliando as demandas, todo o processo é facilitado, especialmente no que se refere a localização e agilidade em sua movimentação.
Essa integração dos setores acaba se refletindo nos resultados positivos que a expedição pode oferecer.
Simplifique a gestão documental
A gestão documental é simplificada quando um bom sistema de estoque é adotado pela empresa, onde desde o recebimento dos materiais os controles passam a ser realizados de forma automatizada, utilizando código de barras ou a tecnologia QR Code.
Todo o processo pode ser mais simples quando leitores dessas tecnologias facilitam os processos logísticos de:
- recebimento,
- armazenagem,
- picking,
- expedição.
Além da clareza e rapidez, a tecnologia contribui para que erros sejam rapidamente identificados e as correções possam ser realizadas, evitando transtornos futuros.
Mapeie e roteirize as entregas
O mapeamento de cargas é uma ferramenta muito útil para uma visão antecipada das entregas e rotas a serem percorridas pelos veículos.
De posse dessas informações, é possível desenvolver um planejamento onde se pode agendar a entrada dos veículos, definir as equipes de motoristas (nos casos de frota própria) e avaliar as prioridades no carregamento das cargas.
Além disso, a roteirização é outra excelente opção, especialmente para as empresas que possuem veículos próprios para realizar as entregas.
Isso significa considerar as diversas variáveis existentes em uma viagem, quando devem ser considerados:
- prioridades,
- distância,
- tráfego,
- otimização do tempo.
Invista em automatização de processos
Como última dica para otimização do processo de expedição, voltamos a abordar a importância da automação das tarefas.
Sistemas integrados e equipamentos que contribuem com as atividades logísticas são opções indispensáveis para o sucesso das operações.
Contar com a tecnologia é uma maneira inteligente de garantir o controle dos estoques, a validação dos produtos faturados e a conferência dos materiais a serem embarcados para as entregas.
Agora que você já sabe como otimizar o processo de expedição de mercadorias, leia também nosso post que apresenta as metodologias de gestão de estoque com sistemas de armazenagem!
