Um dos principais desafios para qualquer empresa é encontrar métodos de controle de estoque adequados para evitar alguns fatores que dificultam a gestão da armazenagem.
Cada empresa possui uma metodologia de trabalho específica e, portanto, a principal exigência para garantir melhores resultados e maior vantagem competitiva, está em buscar aquela que possa atender suas necessidades, oferecendo:
- agilidade,
- menores custos operacionais,
- maior lucratividade.
Podemos considerar que o estoque é o centro, ou coração, da maior parte das empresas, principalmente quando se trata de indústria e comércio e, dessa forma, é necessário utilizar tecnologias adequadas que possibilitem uma perfeita gestão logística.
A falta de cuidado e de gestão dos estoques comprometem a operação como um todo, pois consumidores podem se afastar do seu empreendimento quando não encontram o que estão buscando.
Materiais podem ser perdidos em função do baixo giro ou ainda por terem suas datas de vencimento extrapoladas.
Como se observa, é preciso achar o ponto ideal de estoque para cada produto e estar sempre atento as novidades de mercado e as tendências de consumo.
Todas essas tarefas só podem ser realizadas com qualidade a partir de uma boa gestão logística e muita atenção para as situações que podem criar problemas nessa importante atividade.
Neste post, apresentaremos os fatores que dificultam a gestão da armazenagem e o que fazer a respeito para evitá-los. Continue lendo e saiba mais sobre o assunto!
Quais fatores dificultam a gestão da armazenagem?
O empreendedor, muito além de acompanhar as diversas áreas da sua empresa, como vendas, compras, finanças, produção e demais setores envolvidos no processo diário de uma operação, precisa estar atento à logística.
Indústria e comércio devem priorizar os cuidados que precisam existir nos processos que envolvem:
- chegada de mercadorias,
- conferência,
- movimentação,
- estocagem,
- separação de pedidos,
- expedição.
A falta de cuidado com alguma dessas atividades pode colocar a operação em risco, quando sérios prejuízos podem ocorrer a partir de tarefas realizadas indevidamente.
Para isso, vale a atenção nos seguintes fatores que dificultam a gestão da armazenagem:
1. Manter estoque acima do necessário
Itens acima do necessário no estoque trazem sérios riscos, principalmente com relação ao prazo de validade e à ocupação de espaço na armazenagem.
Além disso, gera dificuldades financeiras, pois parte do capital de giro pode estar “parado” nos estoques da empresa.
Essa situação ocorre quando não existem informações que apresentam dados estatísticos a respeito do giro dos produtos, o que faz com que as compras sejam realizadas a partir da experiência e do feeling de quem faz os pedidos.
Os riscos são grandes quando não se observa os números que apresentam informações, como:
- média de vendas,
- estoque mínimo ideal,
- estoque máximo.
Além disso, é imprescindível o acompanhamento da mídia com relação a tendências, modas, situações políticas, econômicas e datas comemorativas e sazonais.
2. Não fazer inventários periódicos
A gestão de armazenagem correta exige a contagem dos itens armazenados, evitando possíveis falhas de operação. Um dos principais aliados dessa gestão é exatamente o inventário.
Essa contagem precisa ser realizada periodicamente, tendo por objetivo verificar se a quantidade de produtos em estoque “bate” com os lançados nos sistemas ou planilhas de controle.
Caso os números não estejam em concordância, ações são necessárias para verificar as diferenças que podem ser resultados de:
- falta de controle,
- inexperiência dos colaboradores,
- alguma ocorrência específica não atualizada nos sistemas,
- furtos.
3. Falta de segurança na armazenagem
O espaço destinado à armazenagem deve possuir um sistema de segurança confiável, ou seja, câmeras que acompanham a rotina e o dia a dia das operações, além de iluminação adequada nos ambientes.
Essas providências afastam ideias e comportamentos de quem possa estar interessado em subtrair materiais do estoque, além de servirem para investigações nos casos necessários.
4. Armazenagem incorreta
Não há como se pensar em gestão logística sem fazer referência à forma correta de armazenamento de cada tipo de mercadoria.
Existem produtos que precisam de ambientes apropriados e eles devem ser mantidos nas especificações necessárias para manter a sua qualidade.
Além disso, é fundamental o uso de estruturas adequadas para atender às muitas necessidades existentes em um depósito, como, por exemplo:
- armazenagem de itens longos, larguras diferenciadas e grandes dimensões,
- espaços refrigerados,
- estruturas voltadas a separação de pedidos, etc.
Sem esses cuidados, as possibilidades de perdas são grandes, dificultando a gestão de armazenagem.
5. Falta de registro de movimentações
A falta de registro nas movimentações provoca falhas no controle do estoque, alterando, ao mesmo tempo, os registros contábeis e provocando erros nas demonstrações e relatórios.
Não há como desenvolver uma boa gestão sem contar com apontamentos precisos das entradas e saídas de materiais.
Contar com ferramentas que auxiliem essa operação é uma maneira de evitar erros, por isso vale a pena pensar em adotar uma solução como leitores de código de barras e providenciar o seu uso nos processos de expedição e recebimento de mercadorias no depósito.
6. Falta de registros específicos
Além da falta de registro, outro grande problema que pode ocorrer na gestão de armazenagem é a falta de especificações de cada tipo de produto.
Essa falha pode comprometer o inventário e o controle financeiro da empresa.
7. Falhas no fator de conversão
Cada embalagem deve ser cadastrada de acordo com a quantidade de itens nela contidas.
Havendo falha no fator de conversão, ela poderá provocar erros em cascata, prejudicando toda a gestão da armazenagem, alterando o inventário e criando retrabalho para a equipe.
Vale, então, uma conferência a cada cadastramento de algum produto novo ou quando ocorrem mudanças de embalagens, onde esses detalhes precisam ser confirmados e averiguados constantemente.
8. Cadastro de produtos sem descrição
Cada produto deve ter um cadastro detalhado, com sua descrição completa para facilitar a consulta e sua busca.
A falta dessas informações facilita a duplicidade de cadastros e gera muitos transtornos quando ocorrem lançamentos de entradas e saídas de mercadorias.
Essa análise dos dados fica ainda mais comprometida, criando grandes dificuldades para quem compra, vende e faz a gestão dos estoques.
9. Falta de conferência na entrada de mercadorias
Toda e qualquer entrada de mercadorias deve ser conferida para evitar erros na gestão da armazenagem.
Falhas podem ocorrer no fornecedor, enviando produtos não solicitados, ou quantidades diferentes, além de preços discordantes dos pedidos.
A conferência no recebimento é a certificação de que o pedido confere com as mercadorias recebidas, evitando fraudes e mantendo melhor controle do estoque.
Para isso, é fundamental que a equipe de recebimento de produtos seja treinada e orientada com relação a todos os itens que precisam ser conferidos na entrada de algum pedido.
Nos casos de discordância, deve-se tomar as providências de acordo com a orientação dos gestores, informando-os imediatamente sobre o problema ocorrido.
10. Fazer vinculações incorretas
Principalmente nas indústrias, um dos fatores que dificultam a gestão da armazenagem correta é a falta de vinculação das matérias-primas necessárias para sua produção.
Sem a correta vinculação, um insumo pode ser baixado, enquanto que outro foi utilizado na produção.
Em consequência, o estoque estará em desacordo com o ocorrido, causando erros no inventário.
Quais os impactos de uma gestão de armazenagem ruim?
Os impactos com uma má gestão da armazenagem vão desde discussões entre colaboradores, onde cada um defende o seu setor, até prejuízos que podem comprometer a continuidade da operação da empresa.
Além do ambiente conturbado e da falta de informações para as tomadas de decisões, abre-se caminho para que pessoas da má índole se aproveitem das fragilidades para obterem benefícios através do desvio de mercadorias, afinal:
“O que não é medido, não é gerenciado”, frase do consultor e conferencista norte-americano, William Edwards Deming.
Como evitar os fatores que dificultam a gestão da armazenagem
Como se pode perceber, a gestão da armazenagem é essencial para que o sistema logístico de uma empresa mantenha o seu fluxo correto, de forma eficiente.
Para evitar os fatores que dificultam essa gestão, é preciso que se utilizem de alguns meios que permitam aos gestores garantir a eficiência e credibilidade para essa atividade, como, por exemplo:
1. Realizar inventários periódicos
O inventário ainda é a melhor ferramenta para manter a gestão da armazenagem sem erros, já que permite encontrar divergências no estoque e possibilita a implantação de formas de correção.
Essa atividade deve ser realizada periodicamente, para identificar possíveis falhas e corrigi-las antes que se tornem um problema maior.
Sem um inventário periódico, a empresa corre o risco de perder totalmente o controle sobre os itens armazenados, prejudicando seriamente toda a cadeia de eventos subsequentes, gerando falhas em relatórios e na demonstração contábil.
2. Implantar um sistema de gestão de estoque
A ferramenta mais importante para evitar os fatores que dificultam a gestão de estoque é um sistema informatizado.
Através desse sistema, é possível evitar qualquer tipo de falha, garantindo uma logística ágil e consistente.
3. Manter os itens armazenados corretamente
Pode-se evitar os fatores que dificultam a gestão da armazenagem através da aplicação dos meios corretos de estocagem.
Para tanto, é necessário usar corretamente o espaço disponível, aplicando as técnicas exigidas por cada tipo de produto, evitando que sofram avarias ou que percam sua utilidade por falta de qualidade.
Para cada item, deve ser analisado a melhor estrutura a ser utilizada em seu armazenamento, oferecendo espaços e um layout no depósito que permita boas condições de estocagem e agilidade nos processos de movimentação.
4. Cadastrar os produtos de acordo com suas características
A gestão de armazenagem deve adotar um sistema que descreva as características de cada item, incluindo códigos e especificações detalhadas, auxiliando não apenas no processo de vendas, mas também em sua correta utilização, no caso de linhas de produção.
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