A expedição no sistema de armazenagem é um processo essencial para o bom funcionamento da empresa. De uma forma geral, sempre surgemproblemas no planejamento da expedição de materiais, principalmente no momento de carregar veículos e na conferência dos itens que estão sendo entregues.
O processo de expedição pode ser aparentemente bastante simples na maior parte das empresas, uma vez que se presume que buscar os itens, separá-los e prepará-los de forma correta são atividades comuns, repetitivas, mas qualquer erro pode acarretar uma série de problemas, principalmente com relação a clientes.
De uma forma geral, podemos relacionar todas as atividades exigidas pela expedição, demonstrando que são bastante corriqueiras e que normalmente não apresentam qualquer tipo de problema.
As principais atividades exigidas pela expedição são as seguintes:
- Resgatar os itens de estoque que precisam ser encaminhados;
- Agregar e embalar os itens que serão expedidos;
- Analisar e comparar a guia de remessa com os itens solicitados;
- Identificar e fixar o veículo transportador no cais de expedição;
- Quando necessário, posicionar e fixar niveladores de cais e ganhos;
- Fazer o carregamento do veículo;
- Expedir o veículo.
Os principais requisitos exigidos para que a expedição possa manter seu funcionamento adequado são os seguintes:
- Área de tamanho suficiente para a preparação dos itens que serão expedidos;
- Utilização de um sistema informatizado para fazer o registro de todos os itens e encomendas, dando baixa automática no estoque;
- Manter uma área suficiente para a manobra dos veículos, quando estes forem utilizados para levar as encomendas ao seu destino;
- Manter niveladores no cais de expedição para facilitar o carregamento dos veículos.
Para que todo o procedimento seja feito de forma eficiente, é necessário que a expedição tenha algumas características específicas, agilizando o processo de entrega de itens e de carregamento de veículos:
- A área de armazenagem e da expedição deve estar em percurso direto, facilitando a chegada e a saída de veículos, mantendo áreas tampão e áreas de preparação de cargas próximas do setor responsável pela entrega dos itens;
- Manter uma rotina de entrega que possibilite fluxo contínuo dos veículos, evitando que haja congestionamentos ou parada;
- Manter uma área concentrada de operações com o objetivo de minimizar a movimentação dos itens e aumentar a eficiência nas operações da expedição;
- Manter condições para movimentação eficiente dos materiais, agilizando as operações de entrega de itens;
- Manter condições de minimizar qualquer tipo de problema ou obstrução que possa provocar acidente ou estrago nos itens expedidos;
- Manter a ordem, limpeza e organização no setor de expedição.
Condições especiais para a área de expedição
Para os colaboradores da área de armazenagem, os requisitos e condições de trabalho dependem da eficiência do programa informatizado de controle e gestão de estoque, além de equipamentos específicos para o tipo de carga e espaço suficiente na área de expedição.
Podemos tomar como exemplo a recepção de mercadorias, que podem ser agilizadas através da redução de entrega em horários de pico, buscando um consenso com os fornecedores, agendando horários para essa atividade.
Além disso, é necessário também oferecer condições de configuração dos veículos responsáveis pela entrega de mercadorias ou produtos, agindo da mesma forma que na recepção, mantendo um sistema compatível com aquele implantado dentro do armazém para a movimentação de materiais.
Assim, havendo muito movimento no setor de expedição, é essencial manter uma interface com o setor de vendas, com comunicação direta para permitir agilizar a entrega de itens, oferecendo mais eficiência ao processo.
Com a implantação de um sistema integrado é possível passar mais rapidamente as informações ao setor de armazenagem, agilizando o resgate de itens e adiantando o processo de entrega de materiais ou produtos, fazendo com que os veículos possam ser carregados imediatamente após sua chegada.
Deve-se entender que, da mesma forma que o fornecedor pretende agradar o comprador, quando se trata de recebimento de mercadorias, assim também a empresa deve agradar seus clientes, oferecendo um sistema totalmente eficiente para a entrega de itens vendidos.
Dependendo dos itens oferecidos pela empresa, a expedição tem ainda como responsabilidade embalar os itens, quando isso for exigido, garantir que não haja devolução de itens expedidos e fazer a programação para que todos possam ser atendidos com rapidez.
Expedições que trabalham com produtos específicos
As especificidades da expedição devem atender às necessidades da empresa. Assim, por exemplo, podemos ter expedição de mercadorias que trabalham com embalagens retornáveis e, nesse caso, é preciso utilizar um sistema que possa localizar todas as embalagens enviadas, assegurando-se de que sejam devolvidas.
Quando houver embalagens retornáveis, a implantação de um sistema de entrega que contemple, ao mesmo tempo, a entrega e o retorno de embalagens torna-se mais econômica para o processo.
Quando houver mercadorias devolvidas, é necessário saber os motivos para evitar que o processo seja repetido. As mercadorias devolvidas, por sua vez, devem ser movimentadas de acordo com um sistema específico.
Assim, deve haver uma estreita sintonia entre todas as atividades que envolvem o recebimento e expedição de mercadorias, bem como entre o setor de vendas, quando for o caso, ou o setor de produção, quando os itens forem expedidos diretamente para ela.
Entendendo a sequência natural do fluxo de itens no armazém, pode-se estabelecer um processo que possibilite maior agilidade nas operações, evitando gargalos e oferecendo todas as condições para que as mercadorias expedidas possam chegar rapidamente ao seu destino final.
Algumas empresas, dependendo do volume de operações, centralizam as operações de recebimento e expedição de mercadorias. As configurações devem ser implantadas de acordo com a movimentação, ou seja, a opção de centralizar as duas operações vai depender apenas do espaço e da necessidade da empresa.
Em alguns casos, é possível estabelecer horários específicos, tanto para a recepção quanto para a expedição, podendo, assim, utilizar o mesmo cais, os mesmos operadores, os mesmos equipamentos e o mesmo espaço.
No entanto, quando a movimentação de itens é maior, havendo atividades de recepção e de expedição ocorrendo simultaneamente, o processo vai exigir uma supervisão mais detalhada, principalmente para assegurar que as mercadorias não sejam misturadas.
Quem vai determinar o funcionamento da expedição, no entanto, é a exigência do processo e isso deve ser coordenado pelo supervisor do armazém.
