Apesar de ser uma tarefa relativamente fácil, o controle de mercadorias ainda é uma atividade deixada de lado em muitas empresas – seja por preguiça ou desorganização interna.
É muito importante que o controle de mercadorias seja feito com frequência, pois seu principal objetivo é informar a quantidade disponível de cada item do estoque. Só assim os gestores conseguem fiscalizar todo o fluxo de entrada e saída dos produtos, etapa essencial para controlar os gastos da empresa.
Com organização, evita-se o acúmulo ou a falta de produtos, que geram prejuízos para o negócio. Além disso, a boa gestão dos produtos proporciona um controle maior das finanças e do espaço disponível para a armazenagem dos itens.
Pensando nesse desafio, separamos 5 soluções simples de como fazer esse controle. Essas dicas valem para todos os tamanhos e perfis de empresa, pois o controle de mercadorias é crucial para fazer uma gestão empresarial eficiente.
Controle de mercadorias: 5 dicas simples de como fazer
O gerenciamento de produtos traz benefícios que vão muito além de ter um espaço físico organizado. Quando levamos o controle de mercadorias a sério, toda a estrutura da empresa é impactada positivamente, pois as tarefas são otimizadas.
Os benefícios de fazer a gestão de itens incluem:
- maior conhecimento sobre o fluxo de vendas;
- uso de dados para prever períodos de alta demanda;
- otimização do investimento.
Com isso em mente, podemos dar o passo a seguir: conhecer 5 soluções simples de como fazer o controle de mercadorias que vão ajudar na organização financeira e estrutural do seu negócio.
Trabalhe com estoque reduzido
Muitos gestores ainda acreditam que ter mais é sinônimo de melhor. Porém, isso não é verdade e ter um estoque cheio de produtos pode acarretar em grandes prejuízos.
Afinal, possuir itens em excesso faz com que a empresa tenha prejuízos com a ocupação desnecessária de espaço e aumenta as chances de perda ou avaria dentro dos estoques.
Por isso, a dica para manter um rígido controle de mercadorias é ter um estoque preparado para atender as vendas e ter a reposição necessária no tempo certo – sem falta nem excesso de produtos.
Use a ficha de estoque (falaremos sobre ela no tópico a seguir) para analisar quais são os itens que registram maior saída e quais são os menos vendidos. Isso vai te ajudar a ter uma noção geral de quais são os produtos indispensáveis para o seu negócio.
Tenha uma ficha de estoque
De acordo com o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), ficha de estoque é um relatório que reúne de maneira detalhada todas as informações relacionadas aos produtos que entram e saem do estoque. Ou seja, é essencial para fazer um controle de mercadorias eficaz.
Uma ficha de estoque completa precisa ter as seguintes informações:
- código e descrição dos itens;
- unidade de consumo;
- valor do estoque mínimo;
- endereço do local de armazenagem;
- data de entrada e/ou saída da mercadoria;
- quantidade de produtos na hora da entrada e na saída;
- valor do custo médio e anual do produto.
Com essas informações, o gestor pode calcular o giro das mercadorias de forma organizada. Assim, melhora o aproveitamento do capital de giro da empresa e mantém a rigidez no controle de quais são as mercadorias realmente utilizadas.
Defina períodos de compra
Para garantir que o seu armazém sempre tenha os produtos necessários e manter um estoque reduzido, é necessário organização. Depois de selecionar os fornecedores de segurança e fazer uma análise detalhada sobre os períodos de maior e menor venda, é hora de programar pedidos.
Assim, você garante o controle de mercadorias pois sabe quando elas irão chegar ao empreendimento e já se antecipa aos fluxos de pedido.
No entanto, é preciso atenção: escolher fornecedores de confiança é crucial para esta etapa, senão você corre o risco de ficar na mão. Pesquise a reputação das empresas e, se possível, converse com outros empresários para saber a opinião deles.
Pense no tempo médio de armazenagem
Na hora de escolher quais são os produtos a serem comprados, muitos gestores focam apenas no lucro e ignoram outro fator de extrema importância: o período médio de armazenagem.
Por exemplo: o produto X lucra R$ 1.000, enquanto o produto Y, R$ 500. A tendência é dar preferência ao item X, correto? Mas nem sempre essa é uma conta que vai ser positiva para o empreendedor, pois ele também precisa avaliar o tempo médio de estocagem. Ou seja, a velocidade com que cada produto é renovado.
Ao fazer essa análise, o gestor pode perceber que, apesar do produto Y lucrar menos por venda, sua rotatividade é maior, o que significa que ele ganha por quantidade. Enquanto isso, o produto X fica mais tempo armazenado, perdendo aos poucos o seu potencial de ganho.
Quando falamos de controle de mercadorias, uma das principais lições é perceber que o ritmo do giro de estoque dá uma visão mais clara sobre a necessidade de ação a respeito de cada produto.
Treine seus funcionários
Por fim, é necessário treinar os seus funcionários para que eles possam aprofundar os conhecimentos sobre o controle de mercadorias. Muitos administradores esquecem que os colaboradores são os maiores bens de uma empresa e eles precisam ser tratados como tal.
Isso significa envolvê-los no fluxo, inclusive para entender quais são as maiores dificuldades de quem está na “linha de frente” do negócio. Ouvir seus funcionários vai gerar insights profundos sobre os processos implementados, o que pode acarretar em mudanças significativas para a empresa como um todo.
Logo, inclua na agenda organizacional treinamentos e rodas de conversas periódicas para reciclar o conhecimento da equipe e saber como os gestores podem ajudá-la a aumentar a produtividade.
Além do controle de mercadorias, os gestores precisam ficar atentos aos possíveis erros que podem acontecer na organização do estoque. Para evitar prejuízos financeiros e de tempo, separamos os 7 principais erros e como evitá-los. Clique aqui para conferir!
