Muitas empresas convivem com dificuldades e dúvidas com relação a armazenar suas mercadorias de maneira correta e organizada.
A desatenção para esse assunto acaba refletindo no atendimento aos consumidores e em prejuízos operacionais e financeiros.
Essa situação causa desconforto e desconfiança, pois:
- o estresse entre os colaboradores é constante,
- os gestores sentem-se lesados com a falta de controle,
- os consumidores, em muitos casos, não encontram o que procuram.
Uma das brilhantes frases de Peter Drucker, considerado o pai da gestão moderna, deixa claro que:
“Fazer as coisas certas é mais importante que fazer as coisas direito.”
Isso significa que é necessário analisar a forma com que a empresa está realizando as tarefas do dia a dia e corrigi-las, caso os resultados não estejam atendendo as expectativas.
Na área de logística, em especial no armazenamento das mercadorias, essa observação é vital, pois não são poucos os empreendimentos que fecharam suas portas em função da desorganização e má gestão dos seus estoques.
O processo de armazenamento deve sempre ser bem analisado para se poder conseguir maior agilidade na movimentação de produtos.
Para armazenar materiais, não basta apenas ter um local para guardá-las, mas, estabelecer um processo organizado e mantê-lo para que toda a cadeia da empresa possa oferecer um melhor atendimento.
Na logística existem diversos fatores que precisam ser considerados e, para isso, é necessário seguir um processo criterioso e detalhado, como você pode verificar a seguir, com as 10 dicas para armazenar suas mercadorias.
Importância de manter a organização na armazenagem de mercadorias
Independente do tamanho da empresa ou do segmento em que atua, não há como conseguir sucesso e bons resultados sem a devida atenção à gestão de armazenagem.
Como aponta Peter Drucker, é preciso fazer as coisas certas.
Isso significa que é perfeitamente possível adotar métodos e processos reconhecidamente eficientes adotados pelas grandes corporações mundiais e responsáveis por excelentes resultados.
A organização dos processos e o uso de estruturas compatíveis com a realidade do seu negócio possibilita que a gestão de armazenagem funcione com alta qualidade e que a equipe responsável pela área consiga desempenhar suas tarefas com tranquilidade e sem atropelos.
Infelizmente, o que se observa em muitas empresas são ações que visam atender a demanda sem a preocupação com:
- controles das movimentações,
- mensuração dos resultados obtidos,
- cuidados com mercadorias que se deterioram,
- localização eficiente dos produtos,
- qualidade e organização do depósito.
Percebe-se que se trabalha acima do normal, pois muitas ações precisam ser refeitas, no entanto, os resultados não alcançam a qualidade que deveria fazer parte do dia a dia da operação.
Confira as dicas para armazenar suas mercadorias de forma organizada
Antes de apresentarmos as dicas para armazenar suas mercadorias com qualidade, é importante conhecer dois conceitos importantes e que fazem toda a diferença nos processos logísticos:
- estocar,
- armazenar.
Estocar é o ato de guardar materiais de forma temporária ou permanente, o que significa manter os produtos em ambiente adequado para que não se deteriorem.
Armazenar envolve a gestão da guarda de materiais, onde são consideradas as seguintes tarefas:
- entrada dos produtos,
- conferência,
- movimentação,
- estocagem,
- separação,
- expedição,
- controles.
Conhecendo a diferença, vamos às dicas que precisam fazer parte do cotidiano para que sua empresa possa armazenar suas mercadorias com qualidade:
1. Organizar a entrada e saída de mercadorias
O controle de entrada e saída de mercadorias deve ser a primeira providência a tomar.
Para isso, é importante ter um software de gestão de estoque que permita manter o controle dessas operações de forma automática.
No caso de uma empresa de menor porte, o controle de entradas e saídas pode ser feito através de uma planilha eletrônica, mas, isso vai exigir mais a atenção das pessoas responsáveis, para que não ocorram erros de lançamento.
Atualmente, é possível contratar bons sistemas informatizados a valores viáveis no mercado e até mesmo encontrar soluções gratuitas na internet, o que pode ser o início de um processo de automatização logística.
O controle de entradas e saídas deve conter todas as informações sobre as movimentações, como, por exemplo:
- verificação e conferência do material físico em relação às notas fiscais,
- avaliação da qualidade dos produtos (por amostragem),
- atualização do sistema ou planilhas de controle.
Caso existam divergências ou problemas nos produtos que estejam dando entrada ou saída do depósito, deve-se imediatamente comunicar aos responsáveis a situação para que decisões sejam tomadas com relação ao assunto.
Todos os processos, movimentações e decisões tomadas devem ser formalizados, ou seja, registrados para futuras avaliações e auditorias.
2. Manter as mercadorias na embalagem original
Para preservar a qualidade e a integridade dos produtos e armazenar suas mercadorias com maior segurança, é necessário mantê-las na embalagem original, tomando os devidos cuidados no manuseio, para que elas não apresentem problemas.
De uma forma geral, as mercadorias chegam com as embalagens primárias que envolvem o próprio produto, havendo ainda as secundárias, aquelas que protegem as primeiras e garantem sua preservação.
Se as embalagens apresentam maior qualidade, é mais fácil garantir a integridade dos produtos armazenados, ajudando, inclusive, no processo de separação e identificação, ao mesmo tempo em que se pode otimizar o espaço onde serão armazenadas.
Nas empresas de maior porte, a manutenção das embalagens ajuda, inclusive, na paletização, facilitando o manuseio de produtos em maior quantidade e oferecendo mais velocidade às operações.
3. Armazenar as mercadorias de forma correta
Uma das principais preocupações para armazenar suas mercadorias deve ser a agilidade nos processos de movimentação de cargas, principalmente em dias de maior movimento.
Para atender essa necessidade, é preciso que todos os produtos sejam armazenados de forma correta, preferencialmente facilitando as operações de movimentação.
Existem sistemas próprios para isso, como a classificação da curva ABC, em que os materiais que apresentam maior giro ficam mais próximos à recepção do armazém.
A adoção desse método permite maior rapidez na entrada e saída dos materiais.
As mercadorias que possuem menor giro podem ser estocadas em locais mais distantes, uma vez que sua movimentação é menor.
Para se poder preparar o ambiente para o recebimento das mercadorias, é preciso que exista uma integração entre a área de estoque e o departamento de compras, quando as previsões de chegadas possam ser conhecidas e os espaços preparados para esse fim.
4. Manter uma infraestrutura adequada
O local para armazenar suas mercadorias deve conter toda a infraestrutura necessária para garantir um fluxo mais eficiente na movimentação de recepção e expedição dos itens.
Na escolha do local é preciso considerar alguns pontos importantes que garantam esse processo de movimentação:
- nas empresas de maior porte é necessário um local com pé direito alto para suportar a estrutura de porta-paletes, podendo, ao mesmo tempo, servir para ampliação do espaço,
- o piso do armazém deve suportar o peso dos equipamentos e dos materiais,
- o ambiente deve ser iluminado de forma eficiente, porém econômica,
- o local deve ter todos os controles de segurança necessários, inclusive devendo ser monitorado em tempo integral,
- o armazém deve possuir sistemas de segurança contra incêndio,
- outras necessidades devem ser vistas, como nivelamento e docas cobertas para carga e descarga.
5. Definir um layout adequado
O layout do armazém deve ser estruturado de forma a oferecer a maior eficiência possível para a movimentação do dia a dia.
É necessário considerar o fluxo de operações, movimentação de equipamentos, operadores e outras ferramentas necessárias.
O espaço deve ser aproveitado ao máximo, utilizando toda a disponibilidade, mantendo uma estrutura flexível, inclusive com sinalização para manter a organização e segurança.
Contar com especialistas nesse assunto é fundamental para se obter os melhores resultados a partir da realidade de cada ambiente.
Profissionais capacitados conseguem avaliar com precisão as melhores estruturas a serem utilizadas, considerando:
- materiais que serão estocados,
- giro das mercadorias,
- movimentação no depósito,
- necessidades específicas para determinados materiais.
6. Organizar o espaço físico para armazenar suas mercadorias
Quando nos referimos à organização do espaço físico para armazenar suas mercadorias, estamos também nos referindo à arrumação e à limpeza, fatores básicos para manter o espaço conservado e, ao mesmo tempo, prevenir possíveis acidentes.
A manutenção dessa organização exige que tudo esteja em seu devido lugar, sem objetos espalhados, deixando espaço suficiente para movimentação dos equipamentos.
Os locais de circulação devem ser mantidos sempre livres e qualquer item que não esteja sendo útil deve ser imediatamente descartado.
A limpeza do piso deve ser frequente e as condições exigidas para a conservação dos produtos devem ser atendidas, considerando as recomendações dos fornecedores.
7. Compartilhar a gestão de estoque
Um dos métodos interessantes para garantir a gestão de estoque é compartilhar esse trabalho com o próprio fornecedor.
Estabelecendo o compartilhamento de dados e informações com os principais fornecedores, é possível garantir que a reposição seja feita automaticamente, sempre que o estoque estiver em um limite crítico.
Para isso, será preciso firmar um acordo entre as partes e estabelecer um método adequado para troca das informações.
8. Controlar o estoque
O controle de estoque deve ser feito de forma criteriosa para garantir que os números apresentados no sistema de gestão sejam iguais ao número de mercadorias existente no armazém.
Para isso, é necessário manter o gerenciamento de todas as entradas e saídas, conferindo os números do sistema com a quantidade de produtos existentes, evitando que ocorram imprevistos, como falta de insumos para produção ou mercadorias disponibilizadas para venda.
Caso a empresa tenha produtos com prazo de validade, é necessário dar especial atenção ao método de entrada e saída dos materiais, garantindo que sejam utilizados ou comercializados em tempo hábil e de acordo com a legislação pertinente.
9. Fazer inventário periodicamente
O inventário é uma ação periódica e necessária para qualquer empresa, onde todas as mercadorias armazenadas no depósito são contadas.
Essa tarefa possibilita que sejam confrontadas as quantidades físicas existentes no estoque e os números apresentados pelo sistema de gestão ou planilha.
Nos casos de erros, é fundamental ajustar os números nos controles e avaliar os motivos que levaram a tal situação, desenvolvendo em paralelo estratégias para que o problema não volte a se repetir.
10. Informatizar o estoque
Finalmente, para armazenar suas mercadorias com a garantia necessária, é preciso investir num sistema de gestão de estoques confiável.
Existem diversos sistemas disponíveis, cada um atendendo a uma necessidade específica.
A informatização do estoque oferece inúmeros benefícios para a empresa, possibilitando a emissão de relatórios, além de oferecer condições de endereçamento das mercadorias, colaborando com a redução de erros e possibilitando agilidade na tomada de decisões.
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