10 dicas para armazenar suas mercadorias de forma organizada

10 dicas para armazenar suas mercadorias de forma organizada

Muitas empresas convivem com dificuldades e dúvidas com relação a armazenar suas mercadorias de maneira correta e organizada.

A desatenção para esse assunto acaba refletindo no atendimento aos consumidores e em prejuízos operacionais e financeiros.

Essa situação causa desconforto e desconfiança, pois:

  • o estresse entre os colaboradores é constante,
  • os gestores sentem-se lesados com a falta de controle,
  • os consumidores, em muitos casos, não encontram o que procuram.

Uma das brilhantes frases de Peter Drucker, considerado o pai da gestão moderna, deixa claro que:

“Fazer as coisas certas é mais importante que fazer as coisas direito.”

Isso significa que é necessário analisar a forma com que a empresa está realizando as tarefas do dia a dia e corrigi-las, caso os resultados não estejam atendendo as expectativas.

Na área de logística, em especial no armazenamento das mercadorias, essa observação é vital, pois não são poucos os empreendimentos que fecharam suas portas em função da desorganização e má gestão dos seus estoques.

O processo de armazenamento deve sempre ser bem analisado para se poder conseguir maior agilidade na movimentação de produtos. 

Para armazenar materiais, não basta apenas ter um local para guardá-las, mas, estabelecer um processo organizado e mantê-lo para que toda a cadeia da empresa possa oferecer um melhor atendimento.

Na logística existem diversos fatores que precisam ser considerados e, para isso, é necessário seguir um processo criterioso e detalhado, como você pode verificar a seguir, com as 10 dicas para armazenar suas mercadorias.

Importância de manter a organização na armazenagem de mercadorias

Independente do tamanho da empresa ou do segmento em que atua, não há como conseguir sucesso e bons resultados sem a devida atenção à gestão de armazenagem.

Como aponta Peter Drucker, é preciso fazer as coisas certas.

Isso significa que é perfeitamente possível adotar métodos e processos reconhecidamente eficientes adotados pelas grandes corporações mundiais e responsáveis por excelentes resultados.

A organização dos processos e o uso de estruturas compatíveis com a realidade do seu negócio possibilita que a gestão de armazenagem funcione com alta qualidade e que a equipe responsável pela área consiga desempenhar suas tarefas com tranquilidade e sem atropelos.

Infelizmente, o que se observa em muitas empresas são ações que visam atender a demanda sem a preocupação com:

  • controles das movimentações,
  • mensuração dos resultados obtidos,
  • cuidados com mercadorias que se deterioram,
  • localização eficiente dos produtos,
  • qualidade e organização do depósito.

Percebe-se que se trabalha acima do normal, pois muitas ações precisam ser refeitas, no entanto, os resultados não alcançam a qualidade que deveria fazer parte do dia a dia da operação.

Confira as dicas para armazenar suas mercadorias de forma organizada

Antes de apresentarmos as dicas para armazenar suas mercadorias com qualidade, é importante conhecer dois conceitos importantes e que fazem toda a diferença nos processos logísticos:

  • estocar,
  • armazenar.

Estocar é o ato de guardar materiais de forma temporária ou permanente, o que significa manter os produtos em ambiente adequado para que não se deteriorem.

Armazenar envolve a gestão da guarda de materiais, onde são consideradas as seguintes tarefas:

  • entrada dos produtos,
  • conferência,
  • movimentação,
  • estocagem,
  • separação,
  • expedição,
  • controles.

Conhecendo a diferença, vamos às dicas que precisam fazer parte do cotidiano para que sua empresa possa armazenar suas mercadorias com qualidade:

1. Organizar a entrada e saída de mercadorias

O controle de entrada e saída de mercadorias deve ser a primeira providência a tomar. 

Para isso, é importante ter um software de gestão de estoque que permita manter o controle dessas operações de forma automática.

No caso de uma empresa de menor porte, o controle de entradas e saídas pode ser feito através de uma planilha eletrônica, mas, isso vai exigir mais a atenção das pessoas responsáveis, para que não ocorram erros de lançamento.

Atualmente, é possível contratar bons sistemas informatizados a valores viáveis no mercado e até mesmo encontrar soluções gratuitas na internet, o que pode ser o início de um processo de automatização logística.

O controle de entradas e saídas deve conter todas as informações sobre as movimentações, como, por exemplo:

  • verificação e conferência do material físico em relação às notas fiscais,
  • avaliação da qualidade dos produtos (por amostragem),
  • atualização do sistema ou planilhas de controle.

Caso existam divergências ou problemas nos produtos que estejam dando entrada ou saída do depósito, deve-se imediatamente comunicar aos responsáveis a situação para que decisões sejam tomadas com relação ao assunto.

Todos os processos, movimentações e decisões tomadas devem ser formalizados, ou seja, registrados para futuras avaliações e auditorias.

2. Manter as mercadorias na embalagem original

Para preservar a qualidade e a integridade dos produtos e armazenar suas mercadorias com maior segurança, é necessário mantê-las na embalagem original, tomando os devidos cuidados no manuseio, para que elas não apresentem problemas.

De uma forma geral, as mercadorias chegam com as embalagens primárias que envolvem o próprio produto, havendo ainda as secundárias, aquelas que protegem as primeiras e garantem sua preservação.

Se as embalagens apresentam maior qualidade, é mais fácil garantir a integridade dos produtos armazenados, ajudando, inclusive, no processo de separação e identificação, ao mesmo tempo em que se pode otimizar o espaço onde serão armazenadas.

Nas empresas de maior porte, a manutenção das embalagens ajuda, inclusive, na paletização, facilitando o manuseio de produtos em maior quantidade e oferecendo mais velocidade às operações.

3. Armazenar as mercadorias de forma correta

Uma das principais preocupações para armazenar suas mercadorias deve ser a agilidade nos processos de movimentação de cargas, principalmente em dias de maior movimento.

Para atender essa necessidade, é preciso que todos os produtos sejam armazenados de forma correta, preferencialmente facilitando as operações de movimentação.

Existem sistemas próprios para isso, como a classificação da curva ABC, em que os materiais que apresentam maior giro ficam mais próximos à recepção do armazém.

A adoção desse método permite maior rapidez na entrada e saída dos materiais.

As mercadorias que possuem menor giro podem ser estocadas em locais mais distantes, uma vez que sua movimentação é menor.

Para se poder preparar o ambiente para o recebimento das mercadorias, é preciso que exista uma integração entre a área de estoque e o departamento de compras, quando as previsões de chegadas possam ser conhecidas e os espaços preparados para esse fim.

4. Manter uma infraestrutura adequada

O local para armazenar suas mercadorias deve conter toda a infraestrutura necessária para garantir um fluxo mais eficiente na movimentação de recepção e expedição dos itens.

Na escolha do local é preciso considerar alguns pontos importantes que garantam esse processo de movimentação:

  • nas empresas de maior porte é necessário um local com pé direito alto para suportar a estrutura de porta-paletes, podendo, ao mesmo tempo, servir para ampliação do espaço,
  • o piso do armazém deve suportar o peso dos equipamentos e dos materiais,
  • o ambiente deve ser iluminado de forma eficiente, porém econômica,
  • o local deve ter todos os controles de segurança necessários, inclusive devendo ser monitorado em tempo integral,
  • o armazém deve possuir sistemas de segurança contra incêndio,
  • outras necessidades devem ser vistas, como nivelamento e docas cobertas para carga e descarga.

5. Definir um layout adequado

O layout do armazém deve ser estruturado de forma a oferecer a maior eficiência possível para a movimentação do dia a dia. 

É necessário considerar o fluxo de operações, movimentação de equipamentos, operadores e outras ferramentas necessárias.

O espaço deve ser aproveitado ao máximo, utilizando toda a disponibilidade, mantendo uma estrutura flexível, inclusive com sinalização para manter a organização e segurança.

Contar com especialistas nesse assunto é fundamental para se obter os melhores resultados a partir da realidade de cada ambiente.

Profissionais capacitados conseguem avaliar com precisão as melhores estruturas a serem utilizadas, considerando:

  • materiais que serão estocados,
  • giro das mercadorias,
  • movimentação no depósito,
  • necessidades específicas para determinados materiais.

6. Organizar o espaço físico para armazenar suas mercadorias

Quando nos referimos à organização do espaço físico para armazenar suas mercadorias, estamos também nos referindo à arrumação e à limpeza, fatores básicos para manter o espaço conservado e, ao mesmo tempo, prevenir possíveis acidentes.

A manutenção dessa organização exige que tudo esteja em seu devido lugar, sem objetos espalhados, deixando espaço suficiente para movimentação dos equipamentos.

Os locais de circulação devem ser mantidos sempre livres e qualquer item que não esteja sendo útil deve ser imediatamente descartado. 

A limpeza do piso deve ser frequente e as condições exigidas para a conservação dos produtos devem ser atendidas, considerando as recomendações dos fornecedores.

7. Compartilhar a gestão de estoque

Um dos métodos interessantes para garantir a gestão de estoque é compartilhar esse trabalho com o próprio fornecedor. 

Estabelecendo o compartilhamento de dados e informações com os principais fornecedores, é possível garantir que a reposição seja feita automaticamente, sempre que o estoque estiver em um limite crítico.

Para isso, será preciso firmar um acordo entre as partes e estabelecer um método adequado para troca das informações.

8. Controlar o estoque

O controle de estoque deve ser feito de forma criteriosa para garantir que os números apresentados no sistema de gestão sejam iguais ao número de mercadorias existente no armazém.

Para isso, é necessário manter o gerenciamento de todas as entradas e saídas, conferindo os números do sistema com a quantidade de produtos existentes, evitando que ocorram imprevistos, como falta de insumos para produção ou mercadorias disponibilizadas para venda.

Caso a empresa tenha produtos com prazo de validade, é necessário dar especial atenção ao método de entrada e saída dos materiais, garantindo que sejam utilizados ou comercializados em tempo hábil e de acordo com a legislação pertinente. 

9. Fazer inventário periodicamente

O inventário é uma ação periódica e necessária para qualquer empresa, onde todas as mercadorias armazenadas no depósito são contadas.

Essa tarefa possibilita que sejam confrontadas as quantidades físicas existentes no estoque e os números apresentados pelo sistema de gestão ou planilha.

Nos casos de erros, é fundamental ajustar os números nos controles e avaliar os motivos que levaram a tal situação, desenvolvendo em paralelo estratégias para que o problema não volte a se repetir.

10. Informatizar o estoque

Finalmente, para armazenar suas mercadorias com a garantia necessária, é preciso investir num sistema de gestão de estoques confiável. 

Existem diversos sistemas disponíveis, cada um atendendo a uma necessidade específica.

A informatização do estoque oferece inúmeros benefícios para a empresa, possibilitando a emissão de relatórios, além de oferecer condições de endereçamento das mercadorias, colaborando com a redução de erros e possibilitando agilidade na tomada de decisões.

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